Türkiye Cumhuriyeti Kanunları Uyarınca Ülkemizde Kullanılan Dijital Yazışma Usullerinin İnceleme ve Karşılaştırması

GİRİŞ

Türkiye Cumhuriyeti Kanunları uyarınca ülkemizde kullanımı kabul edilmiş olan dijital yazışma tipleri olan Kayıtlı Elektronik Posta (“KEP”), Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (“UETS”) ve e-Yazışma hakkında hukuki dayanaklar, kullanım usulleri ve bu yazışma tiplerinin usul ve esasları büyük önem taşımaktadır. Bu doğrultuda (i) belirtilen yazışma tiplerinin hukuki dayanak ve mevzuat çerçevesindeki düzenleme biçimleri (ii) yazışma tiplerinin kullanım alanlarının tespiti (iii) yazışma tiplerine ilişkin karşılaştırmalar ve yazışma biçimlerine ilişkin usul ve esasların detaylı analiz edilmesi gerekmektedir. İşbu yazışma tiplerine ilişkin görüş ve değerlendirmelerin başlıca Elektronik Tebligat Yönetmeliği (“UETS Yönetmeliği”), Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (“KEP Yönetmeliği”) ve 2646 Sayılı Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (“e-Yazışma Yönetmeliği”) mevzuatları çerçevesinde analiz edilmesi gerekmektedir.

A. E-YAZIŞMA

E-yazışma, Kurum ve Kuruluşlar arasındaki PTT vasıtasıyla taahhütlü vb. şeklinde gönderilerle ya da kurye vasıtasıyla yapılan resmi yazışmaların kâğıt kullanılmadan, KEP altyapısı kullanılarak elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak amacı ile kullanılan ortak kurallar seti olarak belirlenmiştir. Bunun yanında, e-Yazışma Paketi, bir resmi yazıya ilişkin bilgi ve bileşenlerin tanımlanmış kurallara uygun şekilde tek bir elektronik dosya haline getirilmiş biçimi olarak tanımlanmaktadır.

E- yazışma biçimindeki dijital yazışma tipi özellikle, kurumlar arasındaki yazışmaların hızlanması amacıyla mevzuat kapsamına eklenmiş olup özellikle özel sektör ve kamu sektörü arasındaki yazışmalarda önemli yere sahiptir. E-Yazışma Yönetmeliği’nin 4. Maddesinin 1. fıkrası uyarınca “Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmi yazışmalar, e-yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır.” Bu kapsamda, E-Yazışma Yönetmeliği çerçevesinde ilgili yazışmalara yönelik usul, esas, biçim, belge doğrulaması gibi birçok husus düzenleme alanı bulmaktadır. 

B. KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP)

Kayıtlı elektronik posta gönderim zamanı ve okunma zamanının ispatlanabilir ve kayıtlı bir sistemde sabit olması nedeni ile hukuki delil teşkil eden ve KEP Yönetmeliği çerçevesinde düzenlenmiş olan elektronik posta sistemidir. KEP sistemi, ilgili sisteme erişimin kimlik doğrulama süreci çerçevesinde yapılması, her türlü e-postanın gönderilme ve okunma tarih ve saatinin zaman damgası ile sabit olması gibi sebepler ile hukuken tebliğ hükmünde bulunan bir dijital yazışma tipidir.  

Güvenli elektronik imza altyapısını kullanılması vasıtası ile kimlik doğrulaması yapılmasına imkan veren KEP sistemine erişim ve sistem üzerinden e-posta iletimi işlemleri gerçek ve/veya tüzel kişilere ait elektronik imza ile sağlanmaktadır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tahtında düzenlenen elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanmakta olup bu çerçevede, Türkiye Cumhuriyeti Kanunları uyarınca, kesin bir kimlik tespiti hükmündedir. Bu çerçevede; elektronik imza, bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşacaktır.” 

KEP sistemi, gerçek ve tüzel kişilerin hem birbirleri ile hem de kamu kurumlarıyla yazışabilmesine imkan sağlamakta olup her şekilde kamu ile yazışma yapan özel şirketlerin e-Yazışma ortamını kullanabilmesi için de KEP hesabı sahibi olmaları gerekmektedir. 

Türk Ticaret Kanunu’nun 18/III maddesi uyarınca “Tacirler arasında diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.” denilmektedir.  Bu çerçevede, güvenli elektronik imza vasıtası ile yollanan elektronik posta sistemi iletilerine hukuken temerrüde düşürme, fesih, sözleşmeden dönme gibi özellikli ticari hususlarda da KEP sisteminden yollanan iletiler çerçevesinde de düzenleme yapılarak KEP sisteminin ticari hayatta kullanımının artırılması hedeflenmiştir. 

Bu çerçevede, özellikle belirtmek gerekir ki; KEP Yönetmeliği’nin 15.maddesi gereğince; “KEP sistemi üzerinden oluşturulan kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır.” Bunun yanında elektronik imzanın hukuki vecibeleri nedeni ile; “KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukukî sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğacaktır”.

C. ULUSAL ELEKTRONİK TEBLİGAT SİSTEMİ (UETS)

Elektronik tebligat, tebligatı çıkarmaya yetkili olan merciiler tarafından yani Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketi tarafından muhatabına yapılan elektronik bildirimler olarak tanımlanmış olup, UETS Yönetmeliği’nin 5.maddesi uyarınca; aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilere elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olarak belirlenmiştir.

a) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.

b) 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler.

c) Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları.

ç) Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri.

d) Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.

e) Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.

f) Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri.

g) Noterler.

ğ) Baro levhasına yazılı avukatlar.

h) Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.

ı) İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim.

Bu çerçevede, UETS Sistemi, elektronik tebligatın muhatabına ulaştığının tespit ve elektronik delil ile sabit bulunduğu bir sistemdir. Tıpkı KEP sisteminde olduğu gibi; UETS delil kayıtları da aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılacaktır. Son olarak, elektronik tebligat yapılması zorunlu olan kişilere elektronik tebligat yapılmadan, ilk olarak fiziksel tebligat yapılması hususu; usulsüz tebligat teşkil edeceğinden, UETS sistemi hukuki ve idari hayatta önemli bir yazışma tipi olarak öne çıkmaktadır. 

Bu kapsamda, önemle belirtmek gerekir ki, elektronik tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılacaktır. 

D. ELEKTRONİK YAZIŞMA TİPLERİNİN KARŞILAŞTIRILMASI

İşbu makale tahtında detaylı olarak anlatılan elektronik yazışma tiplerine ilişkin özellikli hususlar aşağıda yer alan tabloda kısaca karşılaştırılmıştır.