Öncelikle ifade etmek gerekir ki; özel istihdam bürosu için faaliyet izni belgesine ilişkin başvurular Türkiye İş Kurumu (“Kurum”) il müdürlüklerine/hizmet merkezleri aracılığı ile yapılmaktadır. Özel istihdam bürosu kurulabilmesi için şirket merkezinin bulunduğu bölgedeki Kurum’un bölge müdürlüğüne yapılacak başvuru ile alınacak faaliyet izni ile özel istihdam bürolarının faaliyet gösterebileceği özel olarak belirlenmiş alanlarda faaliyet gösterilebilecektir. Ancak özel istihdam bürosu olarak faaliyet gösterebilmek ve faaliyet iznini alabilmek için Kurum tarafından yayımlanan Özel İstihdam Büroları Yönetmeliği’nin (“Yönetmelik”) 13. maddesi uyarınca;
- Özel istihdam bürosunu temsil ve ilzama yetkili kişilerin (“Yetkili Kişi”) 4904 sayılı Türkiye İş Kurumu ile İlgili Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun’da (“Kanun”) belirtilen şartları taşıması,
- Başvuru tarihinde brüt asgari ücret tutarının yirmi katına denk gelen miktarda teminat verilmesi,
- İzin başvurusunda bulunacak gerçek veya tüzel kişilerin ticaret unvanlarının, ana faaliyetlerine uygun ibareleri taşıması,
- Kurum alacağının bulunmaması,
- Kurumca belirlenen masraf karşılığının ödenmiş olması
- İş ve işçi bulma faaliyetlerini gerçekleştirebilecek ölçüde teknik donanım ve uygun bir işyerine veya internet sitesine sahip olunması,
- Nitelikli personel çalıştırılması
hususlarının eksiksiz olarak karşılanması gerekmektedir.
Yönetmelik nezdinde belirtilen ve yukarıda sayılan koşulların karşılanması halinde faaliyet izin süreci Yönetmelik’in 15. maddesinde belirtildiği üzere en geç bir ay içinde sonuçlandırılmaktadır ve sonucun olumlu olması halinde başvuru sahibine yazılı olarak bilgilendirme yapılmaktadır. Burada önemle belirtilmesi gereken husus ise verilen iznin süresiz olmadığıdır. Yönetmelik’in 15. maddesinin 3. fıkrasında;
“Kurumca verilen izinler üç yıl süreyle geçerlidir. İzin süresi, iznin sona erme tarihinden en az on beş gün önce yazılı talepte bulunulması, iznin verilmesinde aranan şartların mevcut olması ve yenileme masraf karşılığı ödenmesi kaydıyla üçer yıllık sürelerle yenilenebilir.”
ifadelerine yer verilmiştir. İşbu madde hükmünden de anlaşılacağı üzere, Kurum tarafından verilen izin üç yıl boyunca geçerli olup üçüncü yılın sonunda faaliyet göstermeye devam edilmek istenmesi halinde en geç iznin bitmesine on beş gün kala Kurum’a yazılı talepte bulunulması ve faaliyet izni için aranan şartların yitirilmemiş olması gerekmektedir.
Özellikle uygulamada teminat olarak yatırılan teminat mektuplarının da yenilenmesi talep edilmekte olup iznin yenilenmesi için Kurum’a yenilenen teminat mektuplarının sunulması gerekmektedir. Yenileme talebi akabinde masrafların ödenmesi, teminat mektubunun yenilenmesi ve aşağıda belirtilen şartların korunması halinde iznin süresi üç yıl uzatılabilecektir.
1. Yetkili Kişi’de Bulunması Gereken Şartlar
Kanun ve Yönetmelik’te yer alan hükümler uyarınca özel istihdam bürosunu temsil ve ilzama Yetkili Kişi’nin birtakım şartları karşılaması gerekmektedir. Bu kapsamda Yetkili Kişi’nin;
- En az lisans düzeyinde öğrenim belgesi sahibi olma,
- Daha önce müflis olmamak veya konkordato ilan etmiş olmama,
- Devletin güvenliğine karşı suçlar, anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, göçmen kaçakçılığı ve insan ticareti, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama veya kaçakçılık suçlarından mahkûm olmamış olma
şartlarını karşılaması gerekmektedir.
2. Teminat Şartı
Kanun’un 17. maddesinde yer alan hüküm uyarınca Kurum’a başvuru yapılan tarihte brüt asgari ücret tutarının yirmi katına denk gelen miktarda teminatın yatırılması gerekmektedir. Bu minvalde 2023 yılı özel istihdam bürosu açmak amacıyla faaliyet izni alabilmek için 200.160,00.-TL tutarında ve geçici iş ilişkisi yetkisi alabilmek için 2.001.600,00.-TL kat’î ve süresiz banka teminat mektubu ya da nakit teminatın Kurum’a verilmesi gerekmektedir.
Ayrıca ifade etmek gerekir ki; Yönetmelik’in 19.3. maddesi uyarınca teminat miktarları her takvim yılı başından geçerli olmak üzere brüt asgari ücrete göre yeniden hesaplanarak artırılmaktadır. Bu halde özel istihdam büroları ilgili yılın şubat ayı sonuna kadar teminat miktarını tamamlamak ya da ek teminat vermek zorundadır.
3. Ticari Unvan Şartı
Yönetmelik’in 13.4. maddesi uyarınca özel istihdam bürosu olarak faaliyet göstermek amacıyla izin başvurusunda bulunacak olan gerçek veya tüzel kişilerin ticaret unvanlarının, ana faaliyetlerine uygun ibareleri taşıması gerekmektedir. Bununla birlikte, Yönetmelik ile yasaklanan veya yetki alınmayan faaliyetlerin ticaret unvanında yer almaması gerekmektedir. Bu minvalde, izin başvurusunda bulunan tüzel kişinin, iş ve işçi bulmaya aracılık faaliyeti ve bu faaliyet kapsamında işgücü piyasası, istihdam ve insan kaynakları hizmetlerinde bulunacağını gösterir “eğitim, danışmanlık, aracılık, insan kaynakları, kariyer” gibi ibareleri ticaret unvanında taşıması gerekmektedir.
4. Masraf Karşılığının Yatırılması
Kurum tarafından her yıl yeniden belirlenen ve Kurum internet sitesinde ilan edilen masraf karşılığının, faaliyet izni alınabilmesi için ödenmesi gerekmektedir. Bu minvalde 2023 yılı masraf karşılığı 15.318,00.-TL olarak belirlenmiştir.
5. İşyeri/İnternet Sitesi Şartı
Kanun’un 17. maddesi uyarınca; faaliyet izni alınabilmesi için iş ve işçi bulma faaliyetlerini gerçekleştirebilecek ölçüde teknik donanıma sahip uygun bir işyerine veya internet sitesine sahip olunması gerekmektedir. İş ve işçi bulmaya aracılık faaliyetinin yapılması için tahsis edilmiş olan, iş arayanla görüşme yapılabilecek fiziki bir mekâna sahip işyerleri uygun nitelikte kabul edilmektedir. Ayrıca internet üzerinden faaliyet gösterecek olan özel istihdam bürolarının internet sayfasına sahip olduklarını belgelemeleri gerekmektedir. Kurum tarafından işyerine ziyaret düzenlenerek işyerinin bulunduğu il/ilçedeki semtin/mahallin durumu, binanın durumu, il/ilçe merkezine yaklaşık uzaklığı, metrekare büyüklüğü hakkında genel bir değerlendirme yapılmaktadır.
İnternet üzerinden aracılık faaliyeti gösterecek özel istihdam bürolarının merkez ve şubelerinin, faaliyetlerine başladıkları tarihte internet sitelerinin ana sayfasında “Türkiye İş Kurumu’nun …… tarih ve …… numaralı aracılık izin belgesi ile faaliyet göstermektedir. 4904 sayılı Kanun uyarınca iş arayanlardan ücret alınması yasaktır” ibaresi ile izni veren il müdürlüğünün iletişim bilgilerine ve Kurum tarafından belirlenen özel istihdam büro logosuna internet ana sayfalarının alt kısmına herkesin görebileceği bir şekilde yer vermeleri gerekmektedir.
6. Nitelikli Personel Şartı
Özel istihdam bürosu olarak faaliyet izni alınması sırasında nitelikli personel çalıştırılması zorunludur. Nitelikli personel, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından onaylanan iş ve meslek danışmanı mesleki yeterlilik belgesine sahip olan ya da en az ön lisans düzeyinde; bilgi yönetimi, büro yönetimi ve yönetici asistanlığı, halkla ilişkiler ve tanıtım, insan kaynakları yönetimi, işletme yönetimi bölümleri veya lisans düzeyinde; siyasal bilgiler, iktisadi ve idari bilimler, iktisat, işletme veya yönetim bilimleri fakültelerinden mezun olmuş kişiyi ifade etmektedir. Bu kapsamda özel istihdam bürosu bünyesinde nitelikli personel çalıştırılması gerekmektedir. Ancak Yönetmelik’in 13. maddesinde yer alan hüküm ile Yetkili Kişi’nin, nitelikli personelde aranan şartları taşımaları halinde aynı zamanda nitelikli personel olarak kabul edilebileceği de düzenlenmiştir.
