1. Genel Olarak
VERBİS (“Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi”) veri sorumlularının Sicile başvuru ve Sicille ilgili diğer işlemlerde kullanacakları internet üzerinden erişilebilen bilişim sistemini ifade eder. Bu şekilde veri sorumlularının kimler olduğunun kamuya açıklanması ve bu yöntemle kişisel verilerin korunması hakkının daha etkin şekilde kullanılması hedeflenmektedir. Sicile kayıt olma konusundaki yükümlülük; kişisel verilerin işlenmesi faaliyetleri bakımından açıklık sağlanması ve veri sorumlarının mevzuata uyumlu hareket etmeleri konusunda daha güvenli bir ortam oluşturulması amacını taşımaktadır.
07.04.2016 tarihli Resmî Gazete ’de yayınlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlusu olarak adlandırılır. Veri işleyen ise, veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen, veri sorumlusunun organizasyonu dışındaki gerçek veya tüzel kişiler olarak tanımlanmaktadır. Bu kişiler, kişisel verileri kendisine verilen talimatlar çerçevesinde işleyen, veri sorumlusunun kişisel veri işleme sözleşmesi yapmak suretiyle yetkilendirdiği ayrı bir gerçek veya tüzel kişidir.
2. Şartlar Ve Usul
Bir işletme sahibi müşterilerinin, çalışanlarının veya web sitesi ziyaretçilerinin verilerini işlemekte ise Kanun’a göre veri sorumlusu olarak kabul edilir ve bu duruma ilişkin yükümlülüklere sahip olur.
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kararların alınması yetkisi veri sorumlusuna ait olduğu için kişilik haklarının korunmasına yönelik veri sorumlularının da yükümlülükleri ve alması gereken tedbirler vardır. Bu yükümlülüklerden en önemlisi Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmaktır. Bu sicile kayıt Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) üzerinden yapılacaktır Veri sorumlularına ilişkin VERBİS sistemine kayıt olma yükümlülüğü 01.10.2018 tarihinde başlamıştır.
Veri Sorumlularının VERBİS’e kayıt olması zorunludur. Söz konusu kayıt işleminin, veri işleme faaliyetlerine başlamadan önce tamamlanması gerekir. Kanunun Geçici 1. maddesinin 2. fıkrasına göre kişisel verileri işleyen Türkiye’de yerleşik olan ve Türkiye’de yerleşik olmayan gerçek ve tüzel kişiler (veri sorumluları) veri işlemeye başlamadan önce Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde VERBİS’e kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır. Kurul, 19.07.2018 tarihli kararı ile veri sorumlularının VERBİS’e kayıt yükümlülüğünün tarihini 01.10.2018 olarak belirlemiştir. Veri sorumlusu eğer Türkiye’de yerleşik olan bir tüzel kişi ise, bir irtibat kişisi atamak ve VERBİS’e kayıt sırasında atadığı bu irtibat kişisine ait bilgileri işlemek zorundadır. Yurtdışında yerleşik tüzel kişi veri sorumluları, veri sorumlusu temsilcisi atadığına dair bir karar almalı ve kararın tasdikli örneğini bu veri sorumlusu temsilcisi aracılığıyla Kuruma sunmalıdır. Kayıt bilgilerinde değişiklik olması halinde; veri sorumlularının meydana gelen bu değişiklikleri VERBİS üzerinden, 7 gün içerisinde Kurum’a bildirmesi gerekmektedir.
3. İstisna Tutulanlar Ve Hukuki Sorumluluk
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda Kurula, sicile kayıt zorunluluğuna istisna getirme yetkisi verilmiştir. Söz konusu istisnanın uygulanmasında; işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin Kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmaktadır.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından VERBİS’E kayıt olma yükümlülüğünden istisna tutulan veri sorumluları şunlardır;
Otomatik olmayan yollarla veri işleyenler, Noterler, Dernek ve Vakıflar, Avukatlar, Siyasi Partiler, SMMM ve YMM’ler, Gümrük Müşavirleri, Arabulucular, Çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25.000,00 TL’den az olan gerçek veya tüzel kişilerden ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri olmayanlar.
Veri sorumluları, VERBİS’e sunulan ve VERBİS’de yayınlanan bilgilerin doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumludurlar. Belirtilen hususlarda değişiklik olması halinde bu değişiklikler derhal Başkanlığa bildirilmelidir. Kayıt yükümlülüğünü gerektiren faaliyet sona erer ya da ortadan kalkarsa, sicil kaydı silinecektir. Sicil kaydının silinmesi veri sorumlusunun kayıtlı olduğu dönemdeki yükümlülüklerini ortadan kaldırmamaktadır.
Veri sorumlularının VERBİS’e kayıt olma yükümlülüklerini ihmal etmesi halinde hukuki ve cezai sorumlulukları bulunmaktadır. Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğü kapsamında olmasına rağmen bu yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumluları hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunca 20.000 TL ila 1.000.000 TL arasında idari para cezası uygulanacağı hükmü düzenlenmiştir.
Yukarıdaki açıklamalarımızın faydalı olduğunu umut eder, herhangi bir sorunuz olması halinde tarafımız ile çekinmeden iletişime geçebilirsiniz.
